La actualización de sus RRHH, es la herramienta más poderosa para que una
organización pueda alcanzar sus objetivos y propósitos. Sin embargo, la
experiencia demuestra que, a menudo, no logra satisfacer las expectativas de
las empresas, provocando frustración y descontento. Identificar las necesidades
cobra relevancia en el ámbito de la capacitación, al zanjar desavenencias, y
permitir definir con precisión lo que cada compañía realmente necesita.
Las empresas nacen y se constituyen
con un propósito determinado -plasmado en la misión- y con el ideal de
acercarse a un objetivo específico - o visión.
Como resultado, se genera una estructura esencialmente constituida por
un grupo de personas, en la que cada uno tiene un determinado rol, con
funciones y responsabilidades determinadas. "Lo fundamental en esta
organización es que cada persona sea capaz de hacer lo que se espera de ella.
Precisamente, la identificación de necesidades de formación permite encontrar
oportunidades para lograr que las personas alcancen ese desempeño esperado. Ahí
radica su importancia", expone Marcel Verand, director de Emfoque.
No hay que olvidar que el motor de las empresas son las personas, y que de
éstas depende finalmente que aquellas alcancen o no los propósitos que se han
trazado. La identificación de
necesidades de capacitación, entonces, tiene por finalidad orientar y mejorar
el rendimiento de las personas para encaminar a la organización hacia la
consecución de su misión.
En esta dirección, Juan Manuel
Heredia, gerente general de Inveo, señala que este tema es clave para mejorar a
la organización de forma permanente. "La detección de necesidades de
capacitación permite mejorar las posibilidades de conocimiento, de actitud, de
habilidad de la gente con la que trabajamos. Eso nos va a llevar a mejores
lugares todo el tiempo. Por lo tanto hay que invertir en ella", afirma.
En opinión de Tomy Drazenovic,
director gerente de Dimensión Desarrollo, el entorno laboral actual más
competitivo también realza la importancia de identificar las demandas de
formación en las empresas, ya que la escasez de talento en el mercado está
empujando a las organizaciones a mirar adentro de sí mismas para desarrollar y
formar su personal.
"Sin embargo, existe mucha
oscuridad en las empresas acerca del talento con que cuentan. Entonces,
determinar los requerimiento de capacitación ayuda mucho en este sentido",
considera Drazenovic.
La detección
Sin embargo, Tomy Drazenovic advierte que el proceso de evaluación de desempeño es como una foto del momento y, por lo tanto, no consideran la evolución de la organización. Por lo que propone que las empresas desarrollen su propia forma de evaluar comportamientos (a partir de su estrategia). Así, deben empezar a identificar, por sí mismas, esos comportamientos que determinan los buenos resultados de su negocio. Es otras palabras, el objetivo es que cada organización defina su propio modelo de competencias y que este sea único.
"Con esta propuesta se pude
proceder a determinar los requerimientos en formación que necesita la empresa y
con resultados más favorables", explica Drazenovic.
En cualquier caso, es la
identificación de esas brechas las que ayudan a detectar las necesidades de
formación al interior de la organización.
Según explica Marcel Verand, en
general, las razones por lo que las personas no logran alcanzar el rendimiento
que se demanda de ellas, son porque no tienen las habilidades o los
conocimientos necesarios. "A veces es también porque no cuenta con los
equipos, recursos o infraestructura para realizar adecuadamente su labor; e
incluso puede influir la actitud del jefe directo. Todos estos factores
impactan en el rendimiento, y la formación es una de ellas", añade.
Desde la perspectiva de Juan Manuel
Heredia, son los gerentes los que están en mejores condiciones para detectar
los requerimientos de capacitación al interior de la organización. Luego,
juntos con Recursos Humanos, es necesario realizar una labor más precisa, con
más detalle, acerca de lo que realmente se necesita. "Si bien existen herramientas
para averiguar las necesidades de capacitación, nada es tan poderoso como la
vivencia particular y el ojo humano. La sugerencia es, entonces, que los
ejecutivos observen con mayor atención a su gente", asevera Heredia.
Aunque parezca obvio, antes de
empezar a desarrollar cualquier sistema de detección, es preciso asegurarse que
la alta dirección esté involucrada en los planes de desarrollo estratégico, y,
sin duda, la capacitación claramente lo es. "Más aún, la alta dirección
tiene que tener una propuesta, dentro de un proceso de desarrollo
organizacional permanente", agrega Juan Manuel.
Si la alta gerencia no está
convencida de lo importante que es la detección de necesidades de capacitación,
esta terminará, irremediablemente, en la cola de las prioridades. Por ello,
existen varias fórmulas para desarrollar la detección, pues se puede construir
este sistema de manera interna o sino delegarlo todo a una empresa consultora,
o incluso plantear un híbrido de ambos.
"Se pueden enviar a los
responsables de estas acciones a diplomados o a diferentes formas de
entrenamiento, para que adquieran los conocimientos y habilidades para
desarrollar estos métodos de detección", comenta el director de Enfoque.
Capacitación en todos los ámbitos
Capacitación en todos los ámbitos
Lo ideal es que se detecte las necesidades de capacitación en todos los
ámbitos. Los aspectos más inmediatos son los técnicos, porque si no se
determinan a tiempo las brechas de rendimiento en este sentido, el impacto va a
ser inmediato en la productividad de la compañía, impactando no solo en costos
sino también en la reputación y el clima laboral. Sin embargo, los aspectos
culturales son muy importantes para una organización, porque una forma de
retener y fidelizar a los colaboradores es que éstos estén totalmente alineadas
con los valores de la organización.
Si las personas tienen el
conocimiento y las habilidades que requiere la empresa, pero no están alineadas
con los valores de ésta, no van a tener disposición o ganas de realizar su
trabajo. Lo más probable es que termine yéndose a otra compañía.
Asimismo, se recomienda que la detección se aplique a todos los niveles de
la organización. Sin embargo, considerando el costo que implica averiguar tales
necesidades -ya sea en términos de horas dedicadas a esta actividad o
monetarios (por ejemplo, al recurrir a una empresa que brinde el servicio) -
muchas organizaciones tienden a priorizar la identificación solo en posiciones
claves, las que más impactan en los resultados.
"Lo más recomendable es que se lleve a cabo a todo nivel de la
compañía, aunque tal vez no con la misma exhaustividad en todos los
niveles", recomienda Verand.
Todo indica que, aunque con un grado de desarrollo muy desigual, las
empresas de todos los tamaños son ahora más conscientes de la necesidad de
generar este tipo de sistemas. Además, les permite a las organizaciones tener
una mejor imagen frente a sus colaboradores; quienes, de esta manera, perciben
que se les ayuda a realizar mejor su trabajo y que existe un mayor interés en
su desarrollo y éxito.
Como se determinan las
necesidades de capacitación
Las empresas deben capacitar a sus empleados pero para eso deben saber
quienes necesitan de la capacitación para mejorar el desempeño en sus
funciones. El diagnosticar las necesidades
de capacitación es de suma importancia para la empresa para que de esta manera
ser competitiva en el mercado, contando con recursos humanos capacitados y
preparados para las fluctuaciones que se produzcan en el ámbito externo de la
organización.
En el área de los recursos humanos deben plantearse la determinación de las necesidades de capacitación, siendo una responsabilidad de su gestión. Por tal motivo es importante coordinar con los jefes departamentales la determinación de las mismas.
En el área de los recursos humanos deben plantearse la determinación de las necesidades de capacitación, siendo una responsabilidad de su gestión. Por tal motivo es importante coordinar con los jefes departamentales la determinación de las mismas.
A continuación se mencionan los medios utilizados para la detección de
las necesidades de capacitación:
- Las evaluaciones del desempeño: Permite la detección de los errores y aciertos que realizan los empleados en las tareas que realizan determinando si se llegan a cumplir de manera efectiva o no. También permite detectar que áreas de la empresa necesitan contar con la capacitación de sus empleados de manera inmediata.
- La observación: Es una manera de apreciar los puntos débiles de los empleados en donde se verifica si existen deficiencias en las tareas que desarrollan como es el caso de los daños que se produzcan en los equipos, retrasos laborales, perdidas de materia prima, índice de ausentismos, entre otros factores.
Cuando se realiza la observación hay que saber detectar cuales son los
problemas que se presentan siendo una de las técnicas más utilizadas en la
detección de las necesidades de capacitación.
- Los cuestionarios: son técnicas que permiten detectar las necesidades de capacitación, mediante encuestas al personal, solicitudes que llevan a cabo los supervisores, jefes y gerentes para las personas que tienen a su cargo, análisis de puestos de trabajo, entre otros.
- Indicadores de necesidades de capacitación: permiten la identificación situaciones en donde hace falta la capacitación de las personas. Pueden ser indicadores a priori o a posteriori.
Detectar las necesidades de capacitación es muy importante en las
empresas para de esta manera mejorar y motivar a los empleados en la
realización de sus actividades laborales.
Las capacitaciones se deben realizar mínimamente una vez al año para
tener activo el desempeño de los trabajadores y contar con una ventaja
competitiva en el mercado.
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